Revision und Vermeidung finanzieller Risiken

4.1 Revision und Revisionsbericht

Kleine Vereine unterliegen grundsätzlich keiner Revisionspflicht und können sich auf eine sogenannte frei geordnete Revision beschränken (Art. 69b Abs. 4 ZGB). Die meisten Vereine entscheiden sich aufgrund von Statutenbestimmungen, einem Beschluss der Vereinsversammlung oder einem Beschluss des Vorstands für eine sogenannte Laienrevision, auch wenn sie grundsätzlich auf eine Revision der Vereinsjahresrechnung verzichten könnten.

 

Für kleine Vereine besteht eine wichtige Ausnahme: Ein Vereinsmitglied, das einer persönlichen Haftung oder Nachschusspflicht unterliegt, kann eine eingeschränkte Revision verlangen (Art. 69b Abs. 2 ZGB). Ebenso können unter Umständen Dritte gewisse Anforderungen an die Vereinsrevision stellen. So fordert beispielsweise die schweizerische Zertifizierungsstelle für gemeinnützige Spenden sammelnde Organisationen (Zewo) mindestens eine «Review» (ähnlich einer eingeschränkten Revision), auch wenn der Verein gesetzlich gesehen zu keiner Revision verpflichtet ist. Ebenso verlangen häufig öffentliche Leistungsfinanzierer (z. B. Kantone) eine bestimmte Revisionsart, z. B. eine eingeschränkte Revision. Erfolgt freiwillig eine eingeschränkte oder ordentliche Revision, muss die Revisionsstelle nicht im Handelsregister eingetragen werden.

 

Die Mehrzahl der Vereine schätzt den Mehrwert einer Revision: die Möglichkeit, Fehler in der Jahresrechnung zu vermeiden, betrügerischen Handlungen zuvorzukommen sowie ein positives Zeichen nach aussen zu setzen. Zweck der Laienrevision ist u. a. zu prüfen, ob die Jahresrechnung des Vereins mit den gesetzlichen Vorschriften zur Rechnungslegung übereinstimmt und insbesondere auch, ob alle Vermögenswerte ausgewiesen und vorhanden, Schulden und Verpflichtungen erfasst sind. Die Laienrevision stellt keine Garantie dar, dass keine Fehler in der Jahresrechnung enthalten sind.

 

Die ordentliche und die eingeschränkte Revision sind im Gesetz ausdrücklich geregelt. Die ordentliche Revision ist sehr umfangreich und stellt hohe Anforderungen an die prüfende Person (u. a. spezifische Fachkenntnisse, besondere Aus- und Weiterbildung). Die eingeschränkte Revision hat demgegenüber zwar gewisse Erleichterungen, ist für Vereine dennoch eher aufwendig. Die Laienrevision als frei geordnete Revision ist gesetzlich nicht geregelt; die strengen Bestimmungen zur ordentlichen und zur eingeschränkten Revision gelten nicht. Das bedeutet eine deutliche Erleichterung für Vereine in Bezug auf die auszuführenden Arbeiten, die Fachkenntnisse des Laienrevisors oder dessen Unabhängigkeit.

 

Weitere Informationen zur Revision von grossen Vereinen, sei es zur ordentlichen und zur eingeschränkten Revision oder zum Unterschied der verschiedenen Revisionsarten, finden Sie hier. 

 

Anforderungen an den Laienrevisor

Der Laienrevisor kann Vereinsmitglied sein – muss es aber nicht sein. Um die Prüfung der Vereinsjahresrechnung

angemessen ausführen zu können, sollte Folgendes berücksichtigt werden:

 

Unabhängigkeit

Der Laienrevisor muss unabhängig sein und ein objektives sowie unbeeinflusstes Urteil über die Vereinsjahresrechnung

abgeben. Befangenheit, Interessenkonflikte, vorgegebene Instruktionen (z. B. durch den Vereinsvorstand) oder andere Beeinflussungen dürfen den Laienrevisor bei der Überprüfung der Vereinsjahresrechnung in seinem Urteil nicht beeinträchtigen. Auch für den Laienrevisor gilt das Selbstprüfungsverbot: Die Person, welche für die Vereinsjahresrechnung verantwortlich ist, darf diese nicht prüfen und sie sollte auch kein Vorstandsmitglied sein.

 

Langjährige geschäftliche oder persönliche Beziehungen zwischen Laienrevisor und dem Verein, insbesondere

der mit den Finanzen betrauten Person, können darüber hinaus bezüglich Unabhängigkeit als kritisch angesehen werden. Ein No-Go sind sicherlich Konstellationen wie die Ehefrau als Präsidentin oder Kassierin und der Ehemann als Revisor.

 

Fachkenntnisse

Der Laienrevisor sollte grundlegende Kenntnisse der Buchhaltung und Rechnungslegung, zu Lohnabrechnungen

und Sozialversicherungen (sofern der Verein Angestellte hat) sowie zur Mehrwertsteuer haben. Wie umfangreich und spezifisch diese Kenntnisse sein sollten, ist dabei letztlich immer abhängig von der Grösse, der Tätigkeit und dem Umfeld des Vereins. Oftmals ist der Laienrevisor auch Ansprechpartner des Kassiers oder des Vorstands bei Fragen des Rechnungswesens oder der Finanzen.

 

Rotation

Wahl und Amtszeit sowie Wiederwahl des Revisors oder der Revisoren (oftmals sind es auch zwei Revisoren)

sollten in den Statuten geregelt sein. Es kann auch sinnvoll sein, jeweils einen Ersatzrevisor zu bestimmen

für den Fall, dass der gewählte Revisor an der Überprüfung der Jahresrechnung verhindert ist.

 

Die Statuten können auch eine Amtszeitbeschränkung des Revisors vorsehen. Dies ist aber nicht unbedingt

notwendig, insbesondere da es oftmals auch schwerfällt, geeignete Personen für dieses Amt zu finden.

 

Statuten zur Revision

Um die Laienrevision im Verein zu regeln, empfehlen sich entsprechende Bestimmungen in den Statuten.

 

Aus den Musterstatuten

Die Mitgliederversammlung wählt [Anzahl] Rechnungsrevisoren oder eine juristische Person, welche die Buchführung kontrollieren und mindestens einmal jährlich eine Stichkontrolle durchführen. Die Revisionsstelle erstattet dem Vorstand zuhanden der Mitgliederversammlung Bericht und Antrag. Die Amtszeit beträgt [Anzahl Jahre]. Wiederwahl ist möglich. (Musterstatuten)

 

Ablauf der Revision

Ziel und Gegenstand der Laienrevision sind nicht gesetzlich geregelt, deshalb sind für mögliche Vorgaben

die Statuten zu konsultieren.

 

Prüfungsvorbereitung

Der Laienrevisor legt die konkreten Prüfungsschritte fest. Dabei berücksichtigt er Folgendes:

• Die Laienrevision sollte sich nicht bloss auf eine Kassenprüfung beschränken. Vielmehr soll sie prüfen, ob die Jahresrechnung des Vereins den gesetzlichen Vorschriften und den Statuten entspricht. Allenfalls kann der Laienrevisor aufzeigen, wo möglicherweise Fehler oder gar betrügerische Handlungen bestehen, wie diese verhindert werden können und wo Verbesserungsmöglichkeiten bestehen.
• Aus Effizienzgründen macht es unter Umständen keinen Sinn, die gesamte Buchführung (mit allen Dokumenten) und alle zugehörigen Prozesse zu prüfen. Daher kann statt einer vollständigen Prüfung eine Stichprobenprüfung erfolgen.
• Der Laienrevisor kann sein Augenmerk im Rahmen der Prüfung auf besondere Themen lenken, beispielsweise
  weil diese besonders risikobehaftet sind, z. B. Spesen und Lohnvergütungen, oder für den Verein besonders wichtig (wesentlich) sind. Es kann auch Sinn machen, sich jedes Jahr einen anderen
  Themenkreis vertieft vorzunehmen.
• Zur Vorbereitung gehört auch, sich die notwendigen Unterlagen (nebst der eigentlichen Buchhaltung
  und dem Abschluss) vorgängig zu beschaffen wie:

› Statuten;

› Reglemente;

› Vorstandsprotokolle;

› Verträge;

› Mitgliederlisten mit Ein- und Austritten;

› letzte Jahresrechnung;

› Budget.

 

Prüfungsgegenstände

Konkret sollte der Laienrevisor im Minimum Folgendes prüfen:

· Entsprechen die Eingangssaldi der Bilanz der Schlussbilanz des Vorjahres?

· Rückbuchung zeitlicher Abgrenzungen?

· Ist für jede Buchung ein korrekter Beleg vorhanden (Prüfung eventuell erst ab einem bestimmten

Betrag)?

· Buchhaltung/Kontoblätter/Saldobilanzen;

· Wurde auf die richtigen Konti gebucht? Ist in diesen enthalten, was ihre Bezeichnung aussagt?

· Separate Abrechnungen wie Veranstaltungen, welche nur pauschal in der Buchhaltung verbucht

werden (Nebenkassen);

· Entsprechen Bilanz (Vermögensaufstellung) und Erfolgsrechnung einer ordnungsgemässen

Rechnungslegung?

· Sind zeitliche Abgrenzungen notwendig (Debitoren, aktive oder passive Rechnungsabgrenzungen,

Kreditoren)?

· Existenz der Vermögenswerte, z. B., gibt es den erfassten Laptop tatsächlich?

· Vollständigkeit der Schulden und Verpflichtungen;

· E-Banking, um sicherzustellen, dass Bankbelege und Bankbestände korrekt sind und auf den Verein

als Inhaber lauten, sowie die Unterschriftenregelung; eventuell Einholung von Bankbestätigungen;

· Vollständigkeit der einbezahlten Mitgliederbeiträge;

· Entsprechen Ausgaben dem Zweck des Vereins und waren die notwendigen Kompetenzen vorhanden

(Vorstand, Vereinsversammlung)?

· Bezahlung der Versicherungen;

· Einhaltung des genehmigten Budgets;

· Bericht zur Rechnung (eventuell);

· Falls zutreffend: Prüfung von Steuererklärungen, Mehrwertsteuerabrechnungen, Lohnabrechnungen

und Sozialabgaben.

 

Um sich zusätzlich ein Bild vom Verein, von dessen Tätigkeiten und letztlich der Vereinsjahresrechnung zu

machen, kann der Laienrevisor beispielsweise folgende Prüfungshandlungen vornehmen:

• Befragungen, z. B. von Mitarbeitenden, Vereinsvorstand, wichtigen Lieferanten;
• Analysen, z. B. Budgetvergleiche, Kennzahlen, Zeitvergleiche;
• physische Prüfung und Beobachtung, z. B. Inventur, Kassensturz.

Deliktische Handlungen

Trotz sorgfältiger Arbeiten kann der Laienrevisor betrügerische Handlungen nicht ausschliessen, insbesondere

weil sein Augenmerk nicht im Speziellen auf solchen Verstössen liegt. Nichtsdestotrotz kann er wichtige Warnsignale erkennen, die auf Unregelmässigkeiten im Bereich der Buchführung und der Rechnungslegung schliessen lassen.

 

 

Darüber hinaus bieten die Digitalisierung und die elektronische Geschäftsabwicklung, nebst ihren Vorteilen,

auch vermehrt Möglichkeiten zu betrügerischen Handlungen. So sollten sich Laienrevisoren nicht mehr nur auf den physischen Bankbeleg abstützen, der leicht gefälscht werden kann. Es empfiehlt sich, einen direkten Einblick in das E-Banking des Vereins zu nehmen.

 

Revisionsbericht

Erst mit der Berichterstattung – eventuell mit einem umfassenden Bericht an den Vereinsvorstand und einem zusammenfassenden Bericht an die Vereinsversammlung – ist die Laienrevision abgeschlossen. Auch hierzu bestehen keine gesetzlichen Bestimmungen; möglicherweise sind in den Statuten Vorgaben zur Berichterstattung (z.B. zum Adressaten) festgehalten.

 

Wichtig ist, dass im Revisionsbericht nur bestätigt wird, was tatsächlich auch geprüft wurde (z.B. erwähnen, wo Stichproben vorgenommen wurden) und dass die Zahlen mit der Vereinsrechnung übereinstimmen. Zudem sollten die Formulierungen des möglichen Auftrages, der Benennung des Organs (wie Revisoren, Revisionsstelle, Kontrollstelle) mit den Statuten übereinstimmen. Überdies ist es nicht verboten, dem Kassier für seine Arbeit zu danken.

 

 

Noch ein Hinweis für professionelle Revisoren: Ist die Person, welche die Prüfung des Vereins vornehmen soll, Einzelmitglied (nicht aber ein Mitgliedsunternehmen) von EXPERTsuisse, so ist diese nicht an die beruflichen und fachlichen Verlautbarungen von EXPERTsuisse gebunden – sofern sie sich nicht explizit darauf bezieht. Andernfalls muss sie beispielsweise die Richtlinie zur Unabhängigkeit einhalten oder die Laienrevision in Form einer Review nach PS 910 durchführen.

 

 

Weitere nützliche Hilfsmittel, die uns zur Verfügung gestellt wurden, finden Sie hier:

4.2 Vermeidung finanzieller Risiken

Auch für kleine Vereine gilt es, Spenden, Mitgliederbeiträge und öffentliche Gelder dem Zweck entsprechend zu verwenden, die eigenen Vermögenswerte und das Vereinskapital zu schützen, effiziente Prozesse auszugestalten sowie eine korrekte Vereinsjahresrechnung aufzustellen. Ein einfach aufgebautes Internes Kontrollsystem (IKS) unterstützt hierbei den Verein. Grundsätzlich bestehen für Vereine keine spezifischen Regelungen zum IKS.

 

 

 

Wichtige Massnahmen zur internen Kontrolle in kleinen Vereinen:

• Am wichtigsten ist eine jährliche Revision.
• Eine einfach zu handhabende, aber wichtige Massnahme ist die Funktionentrennung im Sinne eines Vier-Augen-Prinzipes. Dies gilt vor allem für den Umgang mit Geldern (Zahlungsverkehr) sowie beim Eingehen von Verträgen.
• Die Kompetenzen der einzelnen Organe und ihrer Mitglieder für Ausgaben oder das Eingehen von Verträgen sollten in einem Reglement festgehalten werden.
• Massnahmen zur internen Kontrolle (z.B. Kassensturz, Inventur) sollen einen Fehler möglichst rasch aufdecken, sodass zeitnah Korrekturmassnahmen ergriffen werden können.

Weitergehende Regelungen betreffen Vereine, die der ordentlichen Revision unterstehen, Swiss GAAP

FER 21 anwenden, besonderen Auflagen eines öffentlichen Leistungsfinanzierers (z.B. Kanton) unterliegen

oder das Gütesiegel der schweizerischen Zertifizierungsstelle für gemeinnützige Spenden sammelnde

Organisationen (ZEWO) tragen.

 

Interne Kontrolle ist Aufgabe des Vereinsvorstands. Für die operative Umsetzung kann er Ressort- und

Prozessverantwortliche einsetzen. Ebenso ist der Umfang festzulegen, z.B. Kontrolle der gesamten Vereinsprozesse und -tätigkeiten versus Kontrollfokus auf Schlüsselprozesse und -bereiche.

 

Interne Kontrollen sind insbesondere dort sinnvoll, wo viele wesentliche Risiken bestehen (d.h., ein Fehler

tritt sehr wahrscheinlich auf und/oder der Fehler hat eine grosse Auswirkung). Um die richtigen Massnahmen festzulegen, muss der Verein:

• (Teil-)Prozesse und zugehörige Ziele festlegen, z.B. «der Kassenbestand ist korrekt und vollständig»;
• Risiken identifizieren, die diese (Teil-)Prozesse beeinflussen, und anhand von Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung auf den Prozess beurteilen;
• Kontrollmassnahmen formulieren, welche die identifizierten Risiken «in Schach halten»;
• Verantwortlichkeiten und Beurteilung der Massnahmen festlegen.

Insgesamt sollte darauf geachtet werden:

• Kontrolllücken schliessen, d.h. Risiken, die versehentlich nicht durch Kontrollen abgedeckt sind;
• Doppelspurigkeiten vermeiden, d.h. Risiken, die überflüssigerweise durch mehrere Kontrollmassnahmen abgedeckt sind.

Ein einfach zu handhabendes und übersichtliches Tool stellt die Risiko-Kontroll-Matrix dar, in der mindestens

-> das Prozessziel ->  die möglichen Risiken -> die zugehörigen Massnahmen und Verantwortlichkeiten genannt sind. Dieses Tool kann den Verein bei den genannten Schritten unterstützen und bietet eine gute Übersicht.

 

 Die interne Kontrolle eines Vereins beschränkt sich nicht auf Dokumentationen und Handbücher, sondern ist in dessen Prozesse eingebettet und wird aktiv umgesetzt.

 

Darüber hinaus ist eine Berichterstattung über den Zustand der Massnahmen zur Vermeidung finanzieller Risiken relevant. So können beispielsweise Vereinsmitglieder oder Mitarbeitende des Vereins die Vereinsführung und den Vorstand auf mögliche Kontrollmängel hinweisen.